A la hora de preparar Estados Financieros, la administración dentro de sus responsabilidad tiene una labor relevante frente a la determinación de la información a presentar y/o revelar, por lo cual debe analizar detalladamente las actividades de inversión de capital que posee y efectúa como entidad, así como las políticas contables aplicables, las decisiones y proyecciones de los accionistas o las obligaciones y mandatos de ley, por lo que deberá tener claridad para la elaboración de reportes y estados financieros de las clases de estados financieros aplicables según el marco regulatorio vigente:
a. ESTADOS FINANCIEROS INDIVIDUALES: La entidad prepara esta clase de estados financieros cuando la entidad NO tiene actividades de inversión que le otorguen control sobre ninguna sociedad o negocio conjunto, sin embargo, puede tener contratos de colaboración empresarial o inversiones en asociadas en los cuales tenga influencia significativa e inversiones reconocidas como instrumentos financieros básicos, utilizando metodologías de medición tales como el costo menos el deterioro y valor razonable.
Es de resaltar que estos estados financieros individuales contienen únicamente la información concerniente a las transacciones de la entidad.
Es de resaltar que estos estados financieros separados contienen únicamente la información concerniente a las transacciones de la entidad.
Ahora bien, si al momento de realizar el análisis preliminar la entidad establece el deber de elaborar estados financieros separados surge la obligación de realizar una consolidación de sus inversiones en un solo paquete de estados financieros, denominados ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS, de los cuales debemos tener en cuenta la definición de los siguientes conceptos:
Control: Un inversor controla una participada cuando está expuesto o tiene derecho a rendimientos variables procedentes de su implicación en la participada y tiene la capacidad de influir en esos rendimientos a través de su poder sobre ésta.
Poder: Un inversor tiene poder sobre la participada cuando éste posee derechos que le otorgan la capacidad presente de dirigir las actividades relevantes, es decir las actividades que afectan de forma significativa los rendimientos de la participada.
Entendiendo esto, la administración procederá ejecutar las labores de consolidación de sus cifras separadas con las individuales de cada una de sus subordinadas (filiales o subsidiarias), donde aplicará como mínimo las siguientes actividades:
· Ajustes a nivel de políticas de las sociedades subordinadas para la uniformidad de criterios de reconocimiento, medición y revelación de las cifras consolidadas,
· * Las eliminaciones de transacciones inter-compañías de existir,
· * La eliminación de la inversión, y
· * La generación del interés minoritario de ser aplicable.
El resultado de este proceso generara los ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS que no es otra cosa que la presentación de la información financiera de la MATRIZ, junto con los derechos, obligaciones y resultados en sus subordinadas o controladas.
Ahora bien, los análisis no terminan allí ya que existen algunas obligaciones y responsabilidades de los accionistas de las entidades que pueden llegar a generar obligaciones de forma indirecta para la entidad, particularmente en estos casos:
· Accionista - personas jurídicas (empresas) no domiciliadas en Colombia y no obligadas a reportar información financiera en el país, con múltiples inversiones de capital en el país.
· Accionista personas naturales (no obligadas a llevar contabilidad) domiciliadas o no en Colombia con múltiples inversiones de capital en el país.
Cuando existen alguna de estas dos condicionantes en accionistas de la entidad, debe analizarse el nivel de participación para efectos del control de estos terceros ya que en caso de presentarse un control participativo por parte de alguno de ellos, este deberá definir cuál de las entidades que controla COMBINARA la situación financiera de todas las inversiones del accionista en cuestión (generalmente la de mayor patrimonio) surgiendo allí una nueva clase de estados financieros como obligación “ESTADOS FINANCIEROS COMBINADOS”
Estos estados financieros combinados únicamente contendrán la información financiera de las inversiones en Colombia y aplicará como mínimo las siguientes actividades:
· Ajustes a nivel de políticas de las sociedades subordinadas a combinar para la uniformidad de criterios de reconocimiento, medición y revelación de las cifras combinadas,
· Las eliminaciones de transacciones inter-compañías de existir,
· La eliminación de la inversión de existir (puede que no tengan participación entre si, por lo cual se sumarían los patrimonios depurados con el punto anterior), y
· La generación del interés minoritario de ser aplicable.
En conclusión, la administración tendrá que definir su obligación de Consolidar o Combinar los Estados Financieros conforme a su responsabilidad y participación.
Es preciso mencionar, que en los casos en donde se defina una situación de control, la entidad controlante deberá realizar el registro de Control ante la Superintendencia correspondiente, en el Certificado de Representación legal, de igual forma al existir control deberá evaluar si se cumplen las condiciones de la ley 222 de 1995 para establecerse como GRUPO EMPRESARIAL y cumplir con las obligaciones formales de reporte de información consolidada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y verificar si posiblemente puede aplicar al Régimen de COMPAÑIAS HOLDING COLOMBIANAS (CHC).
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